マンションを売却する際の必要書類は？知っておきたいタイミングごとの必要書類を詳しく解説

高額商品であるマンションの売却の際は、さまざまな書類の提出が必要になります。

書類の準備は面倒ではありますが、必要書類を事前に把握しておけば、都度慌てなくても済みます。

そこでこの記事では、マンション売却の流れに沿って、都度どんな書類が必要か、その意味も含めて説明します。

マンション売却の全体の流れや、売主として注意する点も理解ができますので、ぜひ参考にしてください。

マンションの売却に必要な書類を分類すると？

売主の方に関する書類、物件に関する書類、費用や税金に関連する書類の3つです。

マンション売却に必要な書類は、最初にすべて提出できる？

売却の流れの中で、その都度必要になる書類があります。

売却に必須ではないが、必要な書類とは？

主に物件を早く、高く売却するために役立つ書類です。

マンション売却には多くの必要書類がある

まず、マンション売却に必要となる書類を3つに分類し、その意味をご説明します。

売主関連の書類

マンションの売却の際には、売主の情報として、本人確認、所有権、売却の意思を証明する必要があります。

上記のうちいずれか1つでも証明できないと、売却の取引自体が成り立たなくなってしまうためです。

このことから、身分証明書で本人確認を、登記識別情報などの権利書や登記簿謄本謄本で売主と物件との関係を、売買契約書や委任状などで売却の意志をそれぞれ証明します。

物件関連の書類

続いて、売却する物件の内容が記録された書類が必要となります。

物件の所在地や広さ、立地やエリアの状況、法律で定められる分類、媒介の取引態様などから、設備の状況に至るまで多岐にわたります。

また、書類ではありませんが、写真や動画の提出が求められる場合もあります。

これらには、マンションの売却活動中に購入希望者の方に広告を通じて見てもらうことと、売却が決まったあとに、買主に対して物件の内容を正しく伝えることの、2つの目的があります。

費用や税金関連の書類

マンションの売却と収支を確定するにあたって、費用や税金に関わる書類が必要になります。

ローン残高や遺産分割協議書、固定資産税の評価証明、抵当権の抹消に関する書類、確定申告のための領収書類などがこれにあたります。

これらの書類は、所有権の移転・物件引き渡しのための確認と、所得税申告のために必要となります。

不動産会社が用意する書類

ここまでに紹介した３種類の他にも、物件の査定や売却活動にあたって、不動産会社が取得して利用する書類があります。

登記記録（登記簿）や土地・建物の公図を閲覧し、権利関係や境界の状況を確認します。

また、自治体の役所の書類でそのマンションの建築基準、都市計画上の制限事項やインフラの確認をおこないます。

売主関連の書類を必要とする理由は？

「売主の実在」「売主の物件所有権」「売却の意志」の3つを証明するためです。

物件関連の書類を必要とする理由は？

購入希望者に向けた広告のためと、成約後に買主に対して物件の内容を正しく伝えるための、2つの理由があります。

費用や税金関連の書類を必要とする理由は？

マンション売却の確定と、売却収支の確定の2つを行うためです。

マンションの売却で重視される必要書類

これは上記の物件に関する情報の一種ですが、マンションには集合住宅に特有の共有設備の情報や、共通の規則があります。

これらはマンションの購買層にとってはぜひとも知りたい情報です。

しかし、広告情報の中で確認や掲載を見落としがちなので、マンション分譲時のパンフレットやマンション管理規約などの書類から確認して、記載する必要があります。

マンション分譲時のパンフレット

付帯設備やサービスを記載した書類として、マンション分譲時のパンフレットが有効です。

共有設備については、「駐車場や駐輪場の有無。空き状況や料金」「宅配ボックスや予約利用できる集会室の有無」などの情報を確認します。

マンションの管理規約

住まいの決まりを記載した書類として、マンションの管理規約を利用します。

例えば住まいの決まりとしては、「ペットの飼育は可能か、可能なのは小動物までか、犬なら小型犬までは可能か」などは、売却上で大事な情報です。

また、お部屋の使用方法として、「リモートワークに利用しても、マンション内で来客や打ち合わせをしなければ大丈夫か」などの点もポイントです。

マンション売却の流れと必要書類

ここからは、マンションの売却の際にどのようなタイミングでどんな書類が必要になるか、実際のマンション売却の流れと合わせて解説します。

査定依頼から媒介契約

査定依頼から媒介契約の流れで必要となる書類は以下です。

物件に関する書類（分譲時のパンフレット）
住宅ローン残高の確認（返済予定表、または残高証明書）
登記済証または登記識別情報（いわゆる権利書）

マンション売却のスタートは、「いくらで売れるか」の査定と、買取や仲介を依頼する不動産会社を決めることからです。

査定依頼から媒介契約までの間に必要となるのは、物件を査定するための書類と、物件の所有権の確認、残っている住宅ローンの金額の３つです。

販売活動

販売活動の際に、必ず用意しなければならない書類はありません。
しかし、良好な売却を行うためには以下の書類の用意が望ましいです。

分譲時のパンフレット以外の物件書類
物件の写真や動画データ
インスペクション・瑕疵担保保険関係の証明書類
建設住宅性能評価書

マンション売却の販売活動の結果は、購入希望者にいかに説得力のある情報を提供するかにかかっており、そのためにはこれらの書類が効果的な役割を果たします。

また、インスペクション・瑕疵担保保険関係の証明書類、建設住宅性能評価の書類は、買取の場合は査定の時点で提出すると査定価格のアップにつながります。

売買契約

売買契約を結ぶ際は、以下の書類を準備し、提出します。

登記済証（権利証）または登記識別情報通知書
印鑑証明書
固定資産税納税通知書
管理費・修繕積立金の額の確認書
本人確認書類
付帯設備表
物件状況確認書（告知書）

マンション売却の売買契約の際には、買主に対する売主の身分証明と物件の詳細内容の伝達が必要となるため、それらを証明するために上記の書類を準備します。

決済と引き渡し

決済と引き渡し時に必要となる書類は以下です。

登記済証（権利証）または登記識別情報通知書
印鑑証明書
固定資産税評価証明書
本人確認書類
委任状
抵当権の抹消に必要な書類
住民票

マンションの売却の決済では、売却額の残金と一緒にその他の費用の精算をするほか、所有権の移転と引き渡しを行います。

したがって、精算する費用の領収書類と、司法書士が所有権移転に必要な書類を準備します。

確定申告

確定申告に必要となる書類は以下です。

除票住民票
売却時の売買契約書の写し（譲渡費用）
特例を適用するために必要な資料
売却の諸経費の領収書類（取得費と譲渡費用）

売却による所得税の申告を行うには、売却の際の経費と控除の特例を適用させ、課税されるかを計算する必要があるためこれらの書類が必要です。

利用シーン	必須	書類名
査定依頼時	◯	分譲時のパンフレット
	◯	住宅ローンの返済予定表または残高証明書
	◯	登記済証（権利証）または登記識別情報
		インスペクションの結果報告書
		建設住宅性能評価
		瑕疵担保保険の保証明書
売買契約時	◯	登記済証（権利証）または登記識別情報通知書
	◯	印鑑証明書
	◯	固定資産税納税通知書
	◯	管理費・修繕積立金の額の確認書
	◯	本人確認書類
	◯	付帯設備表
	◯	物件状況確認書（告知書）
決済時	◯	登記済証（権利証）または登記識別情報通知書
	◯	印鑑証明書
	◯	固定資産税評価証明書
	◯	本人確認書類
	◯	委任状
	◯	抵当権の抹消に必要な書類
	◯	住民票
		分譲時のパンフレット
		管理規約・使用細則・理事会の議事録等
		設備取扱説明書・保証書・アフターサービス規準書
確定申告時	◯	除票住民票
	◯	売却地の売買契約書の写し
	◯	特例で必要な資料
		購入時の売買契約書の写し
		譲渡費用の分かる領収書等

引用：https://www.starmica.co.jp/sell/urilabo/sale/documents/

では、次章であらためて上記それぞれの書類と必要性について解説します。

分譲時のパンフレットはなぜ必要？

査定や広告に必要な壁芯面積を確認するためです。

売買契約時の印鑑証明は何のため？

売買契約書に押された印鑑を、公的に証するためです。

決済時にもまた本人確認書類を出すの？

決済時は司法書士に対して、本人であることを証します。

マンションの査定依頼時に必要となる書類

査定で売り出しの参考価格を出すだけではなく、売却の資金計画を具体化する為の参考書類として、以下の書類を準備します。

物件資料

分譲時のパンフレットのほか、以前作成された販売図面などがあれば、参考資料として準備します。

物件の査定資料が分譲時のパンフレットとなっているのには理由があります。

マンションの面積表示は壁芯面積（壁の中の柱の中心から測る）と、内法面積（壁の内側から測る）の２種類の方式を目的で使い分けます。

不動産会社が登記簿で確認できる内法面積は、相場比較や広告では使用されず、壁芯面積を用いる必要があるため、分譲時の資料が必要なのです。

もしお手元にない場合は、新築時の施工業者や分譲を行った不動産会社に問い合わせてみましょう。

住宅ローン残高の確認

住宅ローンの残高が残っている場合は、一括返済をする必要があるため、金融機関の発行する書類で確認を行います。

書類は、定期的に届く住宅ローンの返済予定表または残高証明書です。

住宅ローン残債額が売却価格で返済できるかどうかで、金融機関が売却を承認するかどうかの指針となります。

また、売り出し価格を決定する際の重要な情報となるうえ、住み替えの資金計画の要素にも関わってきます。

登記済証または登記識別情報

マンションの査定時の際には、依頼者が本当に物件の所有者なのか、権利関係の確認を行います。

権利の確認は、権利証または登記識別情報通知書を拝見します。

別人が売主の方に成りすまして、売買代金を受け取る地面師と呼ばれる詐欺行為は、いまだに事件として絶えることがありません。

権利証または登記識別情報通知書は、所有者本人しか持っていない書類で、法務局から受け取っているものです。

2005年の改正不動産登記法の施行で、権利証から登記識別情報通知書に変わったため、所有者本人は権利証か、登記識別情報通知書いずれかをお持ちかと思います。

マンションの販売活動中に必要となる書類

マンション販売活動中に必ず必要な書類はありませんが、前述のように、なるべくたくさんの反響を得て、成約につなげるための書類や資料を準備します。

追加の物件資料

管理組合規約などに記載された決まりは、定期的な総会で時流などに合わせて変更されている可能性もあります。

これらに関しては、駐車場や駐輪場の改廃はないか、集会所の使用基準に変更はないかなど、最新の状態を不動産会社にお伝えいただければと思います。

写真や動画については、基本的には不動産会社が準備しますので、協力がいただければという要素です。

あると望ましい書類

インスペクションの結果報告書、建設住宅性能評価書、瑕疵担保保険の証明書は、検査や審査と、それに伴う費用を要するものです。

インスペクションはホームインスペクションとも言い、専門の検査員によって、不動産に隠れた不具合がないかを検査するものです。

インスペクションの実施によって瑕疵担保保険が適用できるようになり、検査でも発見できなかった不具合に対応します。

建設住宅性能評価書とは、専門家が現況検査を行って劣化等の状況のチェックや個別性能を確認し、評価した書面です。

昭和56年6月以前に建築確認が行われた旧耐震基準の建物は、この評価書を取得するか、耐震補強を行うことで、買主の方が住宅ローン控除を受けられるようになります。

インスペクションの結果報告書、建設住宅性能評価書、瑕疵担保保険の証明書は、購入希望者の安心を喚起し、物件の市場価値を高める効果があります。

費用面は、インスペクションと瑕疵担保保険で6万円から7万円、建設住宅性能評価書の取得は15万円から20万円ほどです。

実際の費用対効果については不動産会社に相談をしてみましょう。

マンションの売買契約時に必要になる書類

ここでは売買の売主の証明、売買の意志の証明、物件の状況の詳細告知を目的とする書類を準備します。

これらの書類は主に、不動産会社によって作成され、契約に使用する売買契約書と買主の方に重要事項説明とともに渡される重要事項説明書契約書の補てん資料の性格を持ちます。

本人確認書類

犯罪収益防止法に基づき、ここでも売主と買主の双方の本人確認が必要となっています。

売買契約では、運転免許証やパスポートなどの顔写真付きの本人確認書類が必要となります。

また、買主に代わって代理の方が契約を行う場合は、委任状や売り主の方の印鑑証明も準備します。

告知書と付帯設備表

告知書とは、知っている限りの物件に関する不具合を記載して告知するもので、付帯設備表とは、設備の状況や撤去の有無を記載する書類です。

これらは不動産会社に売却を依頼した時点で、不動産会社から記載を求められます。

高額な取引となるマンション売却では、買主の購入判断のために告知の義務が儲けられ、売買契約の効果を果たせない不具合については、買主が契約不適合責任を負う場合があります。

契約後の買主とのトラブルを防ぐために、告知書と付帯設備表を準備します。

契約時のその他必要書類

その他の書類として、物件の登記簿謄本、売主もしくは代理人の印鑑証明、固定資産納税通知書、管理費・修繕積立金の額の確認書などがあります。

これらの書類は、物件の売買に際して精算する必要のある事項を事前に共有しておくのが主な目的です。

売買契約前の本人確認も重要ですが、ご子息が親ごさんから託されるような売却は、契約前に慎重な意思確認が必要となります。

そのような場合、売却の途中で親ごさんから売らない、価格が合わないなどと言われるケースも結構あるため、不動産の所有者ご本人にもお会いして丁寧な確認を行います。

離婚でマンションがご夫婦の共有名義の場合も、双方が同意しなければ売却はできません。

相続の場合は相続が完了しないと売却はできませんので、このようなケースはないかわりに売却を巡ってなかなか意見がまとまらないということはあります。

マンションの決済時に必要となる書類

残金決済以外に所有権の移転と引き渡しに必要な書類は以下の通りですが、ここでは司法書士、不動産会社、買主の3者にむけて書類の準備が必要となります。

抵当権の抹消に必要な書類

抵当権の抹消に必要な書類は、売主側の金融機関から取り寄せたものを用意します。

しばらく前にローンを完済して、抵当権抹消を行っていなかったという場合は、書類を探したり再発行が必要となります。

諸費用の精算書類

仲介手数料、固定資産税の日割り精算のほか、管理費、修繕積立金など精算は決済のタイミングで行いますので、ここでは領収書を記入して渡すなどを行います。

不動産売買の経験のない方には、とても目まぐるしいやりとりが展開しますが、何をこちらが負担するのか事前に確認しておけば、当日は流れに任せておきましょう。

決済時のその他必要書類

登記済証または登記識別情報通知書、印鑑証明書、固定資産税評価証明書、本人確認書類、委任状、住民票などが必要となります。

当日に向けて注意する点は、決済の日に特定の書類が不備な場合、後日延期となってしまうことです。

不動産の名義変更と引き渡しに関する書類が足りないか不備である場合、仕切り直しとなってしまうため、事前に不動産会社とよく確認をしておきましょう。

インスペクションや住宅瑕疵保険の書類の意味は？

買主へのアピールができ、物件の価値を高められることです。

代理契約の際に注意する点は？

売り主の売却の意思、金額への同意をよく確認することです。

決済の日に書類が不備だと？

名義変更や引き渡しができず、延期となる場合があるので、注意しましょう。

確定申告時に必要となる書類

確定申告をもって、売却のすべてのプロセスが完了します。

確定申告には取り寄せた記入書類の他、売却の結果の収支と、控除の特例が適用できることを証する書類や領収書などが必要となります。

定型様式書類への記入

確定申告には、税務署でもらう確定申告書B様式、確定申告書第三表、譲渡所得の内訳書が必要となり、税務署で受け取る、国税庁のダウンロードする、e-Taxでネット申告するなどをします。

これらの書類は、税制の改正などによって毎年様式が違い、機械で読み取るため昨年以前の書類は欄の読み込みがずれ、使用ができないため注意しましょう。

申告は税務署に予約のうえで必要な領収書や添付書類のみを持参し、記入についてサポートを受けることもできます。

また、不動産用と書かれている様式は、賃料収入などの申告用なので、通常の事業所得用を使います。

この点はまぎらわしいので要注意です。

各種の領収書

経費のうち取得費とは最初に物件を購入した際の費用で、譲渡費用とは今回の売却の際にかかった費用です。

取得費については、かなり過去の話なので、当時の売買契約書や領収書の保管がない場合は、コピーや再発行を依頼するなどで対応しましょう。

概算取得費として計上も可能ですが、建物の減価償却費も見込んでいるためか、今回の売却価格の5%となってしまいます。

控除の特例の適用に必要な資料

譲渡所得税の控除の特例で、主なものは以下です。

3,000万円の特別控除
所有期間10年超の居住用財産を譲渡した場合の軽減税率の特例
特定の居住用財産の買換え特例

特例ごとに必要な資料が異なり、譲渡資産の登記事項証明書、買い替え資産の登記事項証明書、新しい住民票などがあります。

また、年度ごとに特例の提要内容が変わったり、改廃があるため、最新の状況を確認したうえで準備を行いましょう。

確定申告時のその他必要書類

確定申告はその他の収入と併せて行うため、ほかに収入のある方はそれらの領収書や控除対象の保険関連証明書なども併せて準備をします。

書類の種類	取得または申請場所
確定申告書B様式	税務署の窓口、または国税庁サイトからダウンロードで入手できる
確定申告書第三表	税務署の窓口、または国税庁サイトからダウンロードで入手できる
譲渡所得の内訳書	税務署の窓口、または国税庁サイトからダウンロードで入手できる
不動産の売買契約書のコピー	売買契約を結んだ際に取得
仲介の手数料などの領収書	仲介手数料など、マンションを売却した際にかかった費用の支払い後に取得
取得費用の領収書	売却したマンションを購入した際にかかった費用の支払い後に取得
売却した不動産の全部事項証明書	法務局の窓口かオンライン申請で入手できる
源泉徴収票または事業の確定申告に関する書類	勤め先などから発行してもらったもの
マイナンバーを提示できる書類	マイナンバーカードや住民票（役所で入手）
社会保険料、生命保険料、地震保険料等の控除に係る書類	それぞれの保険会社から発行されたもの